Tu cierre de mes, sin perseguir planillas.
Conciliación, cobranza y cierre conectados a tu ERP, tus bancos, el SII y Buk.
Lo que hoy le cuesta a finanzas
Cuatro problemas que llegan con cada cierre. Elige el tuyo arriba y Xophia te muestra cómo se resolvería con tus bancos, tu ERP y el SII.
El cierre de mes toma una semana
Las cartolas llegan en formatos distintos, las tarjetas abonan varios días en un solo depósito y el SII publica a su ritmo. El cierre se va en cruzar planillas contra el ERP.
La cobranza se hace a mano
Saber quién debe qué exige cruzar facturas, abonos y correos a mano. Y el seguimiento depende de que alguien se acuerde.
Los números no cuadran entre áreas
Ventas, finanzas y gerencia calculan el mismo indicador de forma distinta. Cada reunión parte discutiendo de dónde salió la cifra.
Los pagos se aprueban por correo
La aprobación vive en un hilo de correo: sin contexto, sin registro de quién aprobó qué y difícil de reconstruir en una auditoría.
De un pago sin boleta a un cierre que no se detiene
Así resuelve el módulo de conciliación un caso que se repite: el pago sale del banco antes de que la boleta de honorarios aparezca en el SII. El movimiento queda pendiente con su motivo, sin forzar un calce, y el resto del cierre sigue.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios. Las reglas de calce y los plazos de espera se definen con tu equipo.
01 · Detectar
Un pago que todavía no tiene documento
La cartola del día muestra una transferencia a un prestador de servicios, pero en el libro de honorarios del SII aún no hay una boleta que la respalde.
- Movimiento
- Transferencia · CLP 850.000
- Libro del SII
- Sin boleta asociada
02 · Esperar
Pendiente, con su motivo
El agente no fuerza un calce: deja el movimiento pendiente y explica por qué. Cuando la boleta aparece en una lectura siguiente del SII, propone el vínculo citando las dos filas de origen.
- Estado
- Pendiente · boleta por llegar
- Boleta
- Aparece 48 horas después
03 · Aprobar
El contador aprueba y queda registrado
El vínculo llega a la cola de excepciones con el pago y la boleta lado a lado. Aprobado, se escribe en el ERP con el usuario del operador y deja su fila de auditoría.
- Responsable
- Equipo de contabilidad
- Registro
- Aprobado · usuario del operador
Por dónde empezaría tu equipo
Primero lo que más pesa en el cierre. Cada módulo siguiente reutiliza las conexiones a tus bancos, al SII y al ERP que dejó el anterior.
- Conciliación financieraCruza banco, tarjetas, SII y Buk contra tu ERP. Tu equipo revisa solo las diferencias y aprueba antes de que se contabilice nada.
- Cobranza: la cartera vencida ordenada cada mañanaQuién debe qué, desde cuándo y qué se le dijo, sobre las mismas facturas y abonos ya conciliados.
- Copiloto de indicadoresMargen, flujo de caja o días de cobro con una sola definición para todas las áreas, y la fila de origen de cada cifra.
- Aprobación de pagos con contextoCada pago con su respaldo, su responsable y su registro, fuera del correo.
Control y auditoría, desde tu lado
Pensado para que tu contador y tu auditor puedan reconstruir cualquier decisión.
Nada se contabiliza sin aprobación
El agente propone el calce; una persona con el rol correcto lo aprueba antes de escribir en el ERP.
Cada calce, con su evidencia
Quién lo propuso, con qué documentos y quién lo aprobó queda en un registro que se puede exportar para auditores externos y revisiones del SII.
Todo es reversible
Cada vínculo se puede deshacer, y la escritura vuelve al ERP con el usuario del operador.
Para leer antes del próximo cierre
Ver todo el blog- Cinco versiones de la verdadLas reuniones terminan discutiendo números y no decisiones. A veces fallan los datos; otras veces, lo que nunca se escribió fueron las definiciones.
- Excel no es el villano. Es el testigo.La planilla que sostuvo a la empresa en sus primeros años hoy expone un riesgo: reglas críticas sin control y una operación que depende de ellas.
- Si no se puede auditar, no va a producciónCada cifra que entrega un agente y cada acción que ejecuta deberían poder rastrearse hasta su origen. La trazabilidad no es burocracia: es lo que permite confiar.
Preguntas de equipos de finanzas
¿Tenemos que cambiar de ERP?
No. Si tu ERP entrega lo que necesitas, Xophia se conecta y sigue siendo el sistema de registro. Si una herramienta genera fricción, se puede reemplazar por un módulo, uno a la vez y con los datos migrados y validados. Esa decisión la tomas tú, con datos.
¿Qué sistemas se conectan para conciliar?
Cartolas bancarias, liquidaciones de tarjetas, documentos tributarios del SII, centralizaciones de remuneraciones de Buk y tu ERP, por ejemplo Odoo, NetSuite o SAP. El alcance de lectura y escritura se confirma en cada implementación.
¿El agente puede contabilizar solo?
No. Propone vínculos y descartes con su evidencia; las escrituras en el ERP esperan la aprobación de una persona y quedan registradas con su responsable.
¿Por dónde conviene empezar?
Por el proceso que más te cuesta hoy. La conciliación suele ser un buen primer módulo: tiene reglas claras, usa datos que ya existen y su resultado se mide en días de cierre.
¿Cuánto te cuesta hoy el cierre?
En un diagnóstico de 20 minutos revisamos tus sistemas, qué se conecta o se reemplaza y un primer módulo concreto para tu equipo.