Operaciones que no dependen de dos personas.
Reglas escritas, aprobaciones con contexto y registro de todo.
Lo que hoy le cuesta a operaciones
Lo que hace que un proceso dependa de correos, planillas y dos personas. Elige el tuyo arriba y Xophia te muestra cómo se resolvería en tu operación.
Las aprobaciones viven en el correo
Una compra, un descuento o un cambio de proveedor se aprueba en un hilo de correo. Nadie sabe en qué va, y meses después cuesta reconstruir quién aprobó qué y por qué.
Todo depende de planillas
Las reglas del proceso viven en planillas con macros que entienden dos personas. Si una se va o alguien cambia una columna, el proceso se detiene.
No vemos qué está pendiente
Lo pendiente está repartido entre correos, planillas y sistemas. Saber qué está atrasado exige preguntarle a cada responsable.
El cierre espera que cuadre el inventario
El inventario del ERP no coincide con lo físico ni con las compras recibidas, y el cierre espera hasta que alguien encuentra la diferencia.
De una compra por correo a una aprobación con registro
Así funcionaría un módulo de aprobaciones construido a tu medida: reúne el contexto, envía la solicitud a quien corresponde según tus reglas y deja la decisión registrada.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios. Operaciones no tiene un módulo de referencia: este se construye a tu medida, sobre la misma base que los demás.
01 · Reunir
La solicitud llega con su contexto
El módulo toma la solicitud de compra y la junta con el presupuesto disponible del centro de costo y las compras anteriores al mismo proveedor.
- Solicitud
- Repuestos · CLP 4.800.000
- Presupuesto disponible
- CLP 6.200.000
02 · Enrutar
Va a quien la tiene que aprobar
Tu regla dice que sobre CLP 3.000.000 aprueba la jefatura de operaciones. El agente arma el resumen y lo envía a esa persona, no a todo el equipo.
- Regla
- Sobre CLP 3.000.000 → jefatura
- Responsable
- Jefatura de operaciones
03 · Registrar
La decisión queda con persona y hora
La jefatura aprueba, rechaza o pide más información. La decisión queda asociada a la regla, a la persona y al momento, y la orden pasa al ERP solo después de aprobada.
- Estado
- Aprobada
- Registro
- Jefatura de operaciones · 11:20
Por dónde empezaría tu equipo
En operaciones, el módulo casi siempre se construye a tu medida, sobre la misma base de conexiones, definiciones y controles que usan los demás.
- Aprobaciones: fuera del correo, con contexto y registroSolicitudes que llegan con su respaldo, se enrutan según tus reglas y quedan registradas con persona y momento.
- Copiloto de indicadoresLo pendiente, lo atrasado y lo que viene, en una pregunta. Responde sobre definiciones compartidas y muestra de dónde sale cada cifra.
- Compras e inventario: lo recibido, cruzado con lo pedidoÓrdenes de compra, recepciones y stock del ERP cruzados con tus reglas, para que el cierre no espere a que cuadre el inventario.
Control, desde tu lado
Que cada decisión del proceso se pueda explicar después, sin buscar en el correo.
Aprobaciones con registro, no por correo
Cada aprobación queda asociada a una regla, una persona y un momento.
Reglas escritas una vez
Las reglas del proceso viven en la plataforma, no en la cabeza de dos personas ni en las macros de una planilla.
Nada se escribe sin aprobación
Los agentes preparan y proponen; las escrituras en tus sistemas y las acciones de alto impacto esperan la aprobación de una persona con el rol correcto.
Para leer antes de rediseñar un proceso
Ver todo el blog- La empresa que dependía de una sola personaSi el proceso vive en la cabeza de alguien, la empresa no es dueña de su operación. Esa persona lo es.
- Excel no es el villano. Es el testigo.La planilla que sostuvo a la empresa en sus primeros años hoy expone un riesgo: reglas críticas sin control y una operación que depende de ellas.
- Tener ERP no es transformarseMuchas empresas celebraron la puesta en marcha de su ERP. Meses después, siguen operando como si no existiera.
Preguntas de equipos de operaciones
¿Hay un módulo listo para operaciones?
Todavía no hay un módulo de referencia para operaciones. Los de aprobaciones, compras o inventario se construyen a tu medida, sobre la misma base de conexiones, definiciones y controles que usan los demás módulos.
¿Tenemos que dejar el ERP o las planillas?
No de una vez. Lo que funciona se conecta y sigue siendo el sistema de registro. Lo que genera fricción, como una planilla que solo entienden dos personas, se puede reemplazar por un módulo, uno a la vez y con los datos migrados y validados. Esa decisión la tomas tú.
¿Quién define las reglas de aprobación?
Tu equipo. Montos, responsables y excepciones se escriben con ustedes y viven en la plataforma: cada regla se define una vez y, si cambia, se cambia en un solo lugar.
¿Con qué sistemas se conecta?
Con tu ERP, por ejemplo Odoo, SAP o NetSuite, y con los sistemas que ya usa tu equipo mediante MCP, REST, GraphQL, SQL, eventos o webhooks. El alcance de lectura y escritura se confirma en cada implementación.
¿Qué proceso depende hoy de un correo o de una planilla?
En un diagnóstico de 20 minutos revisamos tus procesos, quién aprueba qué y dónde se traba, y proponemos un primer módulo concreto.