Tener ERP no es transformarse

Hubo torta. Después de catorce meses de proyecto, tres consultoras y dos cambios de jefe de implementación, el ERP entró en producción un lunes y el equipo lo celebró en la sala de reuniones. Seis meses después, la conciliación bancaria se sigue haciendo en planillas, las compras se aprueban por correo y el reporte mensual se arma a mano, exportando datos del sistema nuevo.

La escena es una composición, pero el patrón es tan frecuente que merece nombre propio. La empresa compró un ERP. No compró una transformación, porque esa no se vende en ninguna parte.

Lo que un ERP hace muy bien, y lo que no promete

Un buen ERP puede ser un sistema de registro sólido para contabilidad, inventario, facturación y compras. Muchos también incluyen aprobaciones, conciliación e integraciones. El alcance real depende del producto, la configuración y los procesos implementados. El problema aparece cuando decisiones y excepciones particulares quedan fuera y nadie diseña cómo conectarlas con el sistema.

Ese espacio, entre lo que el ERP registra y cómo la empresa realmente opera, se llena con lo de siempre: planillas, correos y personas que saben «cómo se hace de verdad». Es el mismo fenómeno de los episodios anteriores, ahora con un sistema de seis cifras en el centro.

El ERP es la base. La transformación es lo que se construye encima y alrededor.

Cuatro síntomas de un ERP subutilizado

• Los datos se exportan del ERP para trabajarlos en otro lado y después se vuelven a cargar.
• El equipo conoce el sistema por sus pantallas de ingreso, no por la información que entrega.
• Cada ajuste pequeño requiere un consultor externo y una orden de compra.
• Hay procesos críticos que el ERP nunca ve, porque ocurren antes o después de él.

No siempre hay que cambiarlo

Frente a esos síntomas, la tentación es culpar al ERP y empezar a evaluar el siguiente. Muchas veces es un error caro. La salida suele ser dejar que el ERP haga lo que hace bien, conectarlo con el resto de las fuentes y construir sobre él los procesos que hoy viven afuera: la conciliación, las aprobaciones, el seguimiento. Cada uno con sus propias reglas, escribiendo en el ERP solo lo que corresponde y con la aprobación de quien corresponde.

Y cuando alguna parte del ERP genera más fricción que valor, se evalúa con datos si conviene reemplazarla. Lo que funciona se conecta. Lo que estorba se cambia.

Las escenas de estos episodios son composiciones de situaciones frecuentes, no casos de clientes. Las cifras que aparecen en ellas son ilustrativas.